Décrire le parcours et la source des créneaux
Écrivez les étapes depuis le choix du service jusqu'à la confirmation. Indiquez quelle équipe, agenda ou règle fournit la disponibilité. Une préférence exprimée dans un message n'est pas encore un rendez-vous. Affichez la date, l'heure et le fuseau pertinents avant de demander une validation finale.
Configurer services et règles
Commencez avec peu de services et documentez leur durée, les horaires de travail, les pauses, les limites et les personnes concernées. La page officielle de MaviBot décrit des règles de planning, des marges entre rendez-vous et des limites de réservation ; vérifiez dans votre compte les options réellement disponibles et leur comportement dans votre marché.
Confirmer sans créer de doublon
Testez un créneau libre, un créneau occupé et deux demandes presque simultanées. Ne présentez pas une réservation comme confirmée avant le retour du calendrier ou du système qui fait foi. Si la correspondance est incertaine, gardez un état en attente et faites vérifier le dossier plutôt que de créer deux rendez-vous.
Traiter modification et annulation
Définissez ce qui arrive lorsqu'une personne demande un report, une annulation ou un autre service. Libérez l'ancien créneau seulement après avoir traité le changement et arrêtez les rappels devenus obsolètes. Les demandes sensibles, tardives ou ambiguës doivent aller à l'équipe avec le contexte déjà recueilli.
Utiliser les rappels avec mesure
MaviBot présente des notifications automatiques par e-mail et messagerie ainsi que la possibilité de demander un paiement ou un acompte. Vérifiez le consentement, le canal, le moment d'envoi et le comportement en cas d'échec. Un rappel peut soutenir le parcours, mais ne prouve pas une baisse des absences dans votre activité.
Lancer un pilote contrôlé
Essayez une réservation, un report, une annulation, un créneau déjà pris, une demande hors horaires, un changement de fuseau et une demande d'aide humaine. Notez le résultat attendu et le résultat réel. Avant de connecter un calendrier réel, vérifiez les droits, les exports, les limites du plan et la personne responsable des exceptions.
Questions fréquentes
Faut-il connecter tous les calendriers dès le début ?
Non. Commencez avec un calendrier ou une équipe de test. Élargissez seulement après avoir vérifié disponibilité, conflits, changements et annulations sur des cas concrets.
Les rappels garantissent-ils la présence du client ?
Non. Ils peuvent faire partie du parcours, mais leur effet dépend du service, du canal, du consentement et du comportement des clients. Mesurez votre propre pilote sans promettre une réduction des absences.