Kies één dienst en één resultaat
Begin met één concrete dienst, bijvoorbeeld een consult, proefles of schoonmaakafspraak. Bepaal wat de klant moet kiezen, welke gegevens nodig zijn en wanneer een aanvraag door een medewerker moet worden nagekeken. Houd een definitief bevestigde afspraak gescheiden van een verzoek dat nog controle nodig heeft.
Leg duur en beschikbaarheid vast
Noteer de echte duur, pauzes, werktijden en boekingslimieten. Als medewerkers, ruimtes of apparatuur betrokken zijn, bepaal dan welke resource een tijdslot bezet maakt. De officiële MaviBot-pagina noemt diensten, planningsregels, buffers en actuele beschikbaarheid; controleer in je eigen account welke onderdelen bij jouw plan en kanalen beschikbaar zijn.
Bevestig met alle voorwaarden
Laat in de bevestiging de dienst, datum, tijd, tijdzone, locatie of het kanaal en de benodigde klantgegevens zien. Als een aanbetaling of vooruitbetaling geldt, leg die voor de bevestiging uit en geef een menselijke route voor vragen. Een verzonden bericht is niet hetzelfde als een gecontroleerde afspraak.
Maak wijzigen en annuleren even belangrijk
Test een wijziging naar een vrij tijdslot, een poging om naar een bezet slot te verplaatsen en een annulering vlak voor de afspraak. Leg vast wat er gebeurt met de vrijgekomen resource, betaling en meldingen. Een automatische reactie vervangt niet het beleid dat het team toepast.
Gebruik herinneringen met controle
Kies wanneer een herinnering nuttig is en via welk kanaal de klant daarvoor toestemming gaf. Controleer of de details kloppen en of de klant kan bevestigen, wijzigen of annuleren. Noteer mislukte meldingen en verzoeken om een medewerker; een herinnering bewijst niet dat iemand verschijnt.
Doorloop uitzonderingen met een proefboeking
Test een nieuwe boeking, wijziging, annulering, onbeschikbaar tijdslot, twee bijna gelijktijdige aanvragen en ontbrekende gegevens. Vergelijk het werkelijke gedrag met het verwachte pad en controleer kalender, rechten, meldingen, export en actuele limieten voordat je een echte kalender of alle kanalen aansluit.
Veelgestelde vragen
Voorkomt automatische planning elk conflict?
Nee. Beschikbaarheidsregels kunnen handwerk verminderen, maar resources, werktijden en uitzonderingen moeten nog steeds zorgvuldig worden ingericht en gecontroleerd.
Hoe vergelijk ik MaviBot met een eenvoudige kalender?
Vergelijk dezelfde klantreis, kanalen, regels voor wijzigen, meldingen, rechten en onderhoud. Bij weinig afspraken of weinig uitzonderingen kan een formulier of eenvoudige kalender voldoende zijn.